Chính sách bảo mật

1. Thông tin công ty

• Tên: YANAGASE TECH INC. (柳ヶ瀬技研株式会社)
• Địa chỉ: Sunrise Yanagase 2F, 2-17-3 Hinodemachi, Gifu, Gifu 500-8876, Nhật Bản
• Người đại diện: Kaori Osawa và Tatsunari Sakanoue, đồng đại diện

2. Thông tin cá nhân chúng tôi thu thập

Chúng tôi thu thập thông tin cá nhân bằng phương thức hợp pháp và chỉ trong phạm vi cần thiết cho hoạt động kinh doanh, trong các trường hợp sau:

• Liên hệ qua biểu mẫu hoặc email (họ tên, tên công ty, thông tin liên lạc, nội dung liên hệ, v.v.)
• Đặt lịch và tổ chức cuộc họp trực tuyến (họ tên, địa chỉ email, ngày giờ mong muốn, nội dung muốn trao đổi, v.v.)
• Giao dịch kinh doanh như đàm phán, hợp đồng và bàn giao (họ tên, tổ chức và thông tin liên lạc của người phụ trách, thông tin danh thiếp, v.v.)
• Ứng tuyển việc làm (thông tin trong sơ yếu lý lịch và quá trình làm việc, v.v.)
• Truy cập trang web (thông tin truy cập như địa chỉ IP, loại trình duyệt và các trang đã xem)

3. Mục đích sử dụng

Chúng tôi chỉ sử dụng thông tin cá nhân đã thu thập cho các mục đích sau:

• Trả lời yêu cầu liên hệ và trao đổi sau đó
• Sắp xếp lịch và tổ chức cuộc họp trực tuyến
• Giao dịch kinh doanh như báo giá, hợp đồng, cung cấp dịch vụ và thanh toán
• Giới thiệu dịch vụ và sự kiện của chúng tôi (chỉ với người có nhu cầu)
• Tuyển dụng và liên lạc với ứng viên
• Lưu trữ hồ sơ liên hệ và cải thiện cách phản hồi, dịch vụ
• Vận hành trang web an toàn và xử lý truy cập trái phép

Nếu cần sử dụng thông tin cá nhân cho mục đích khác, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý của bạn trước.

4. Biện pháp bảo mật

Để ngăn chặn rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân, chúng tôi áp dụng các biện pháp cần thiết và phù hợp như giới hạn người được truy cập, xác thực nhiều yếu tố, mã hóa khi truyền và khi lưu trữ, và đào tạo nhân viên.

5. Thuê ngoài

Chúng tôi có thể thuê ngoài việc xử lý thông tin cá nhân trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng. Khi đó, chúng tôi ký hợp đồng có điều khoản bảo mật và giám sát bên nhận để thông tin được quản lý ở mức tương đương hoặc cao hơn mức của chúng tôi.

6. Cung cấp cho bên thứ ba

Chúng tôi không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của bạn, trừ các trường hợp sau:

• Khi pháp luật yêu cầu (bao gồm yêu cầu của cơ quan công quyền như cảnh sát hoặc tòa án theo quy định pháp luật)
• Khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hoặc tài sản của con người và khó xin được sự đồng ý của bạn
• Các trường hợp khác được Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân của Nhật Bản cho phép

7. Sử dụng dịch vụ đám mây của công ty nước ngoài

Chúng tôi sử dụng Google Workspace (Gmail, Google Sheets, Apps Script, Google Calendar, Google Meet, v.v.) do Google LLC (Hoa Kỳ) cung cấp cho email, biểu mẫu liên hệ, và việc đặt lịch, tổ chức cuộc họp trực tuyến. Thông tin cá nhân chúng tôi nhận được được lưu trên máy chủ của Google, bao gồm cả máy chủ đặt ngoài Nhật Bản.

Chúng tôi sử dụng các dịch vụ này sau khi xác nhận rằng theo hợp đồng, Google không xử lý thông tin cá nhân này. Chúng tôi cũng nắm rõ chế độ bảo vệ thông tin cá nhân của Hoa Kỳ và áp dụng các biện pháp bảo mật nêu tại mục 4.

8. Cookie và dịch vụ bên ngoài

Trang web của chúng tôi sử dụng các dịch vụ bên ngoài sau. Để hiển thị nội dung và cung cấp tính năng, thông tin truy cập có thể được gửi đến các dịch vụ này và cookie có thể được sử dụng. Bạn có thể tắt cookie trong cài đặt trình duyệt, nhưng khi đó một số tính năng như biểu mẫu liên hệ và đặt lịch họp có thể không hoạt động.

• Google Workspace (biểu mẫu liên hệ, đặt lịch họp, Google Meet)
• Google Maps (bản đồ vị trí), Google Fonts (hiển thị chữ)
• Cloudflare (phân phối và bảo vệ trang web, bao gồm Turnstile giúp ngăn chặn việc gửi biểu mẫu liên hệ trái phép)

9. Xử lý Mã số cá nhân (My Number)

Chúng tôi chỉ sử dụng Mã số cá nhân (My Number) của nhân viên và gia đình họ, cũng như của đối tác mà chúng tôi chi trả thù lao, cho các thủ tục do pháp luật quy định như lập phiếu khấu trừ thuế, hồ sơ chi trả, và khai báo bảo hiểm xã hội, bảo hiểm việc làm. Chúng tôi tuân thủ luật về việc sử dụng mã số định danh cá nhân trong thủ tục hành chính và các hướng dẫn liên quan dành cho doanh nghiệp, đồng thời giới hạn nhân viên được xử lý thông tin này. Khi thuê ngoài các thủ tục này, chúng tôi giám sát bên nhận một cách phù hợp.

10. Yêu cầu công khai, sửa đổi, tạm ngừng sử dụng, v.v.

Khi bạn hoặc người đại diện của bạn yêu cầu thông báo mục đích sử dụng, công khai, sửa đổi, bổ sung hoặc xóa, tạm ngừng sử dụng hoặc xóa bỏ, ngừng cung cấp cho bên thứ ba, hoặc công khai hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba đối với dữ liệu cá nhân đang lưu giữ, chúng tôi sẽ phản hồi không chậm trễ sau khi xác nhận danh tính. Tuy nhiên, chúng tôi có thể từ chối toàn bộ hoặc một phần yêu cầu trong các trường hợp sau và sẽ cho bạn biết lý do:

• Khi có nguy cơ gây hại đến tính mạng, thân thể, tài sản hoặc quyền lợi khác của bạn hoặc bên thứ ba
• Khi có nguy cơ gây cản trở nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh bình thường của chúng tôi
• Khi việc đáp ứng sẽ vi phạm pháp luật

Nếu bạn không hợp tác trong thủ tục xác nhận danh tính, chúng tôi có thể ngừng xử lý yêu cầu.

11. Liên hệ

Câu hỏi, ý kiến và khiếu nại về việc xử lý thông tin cá nhân, cũng như các yêu cầu nêu ở mục trên, được tiếp nhận tại đầu mối sau.

YANAGASE TECH INC. – Bộ phận tiếp nhận về thông tin cá nhân
Biểu mẫu liên hệ (vui lòng ghi “thông tin cá nhân” trong nội dung)

12. Tuân thủ pháp luật và sửa đổi chính sách

Chúng tôi tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân của Nhật Bản cùng các luật, quy định và hướng dẫn khác. Chính sách này có thể được sửa đổi khi pháp luật hoặc hoạt động kinh doanh thay đổi. Mọi thay đổi sẽ được công bố trên trang này.

Bản tiếng Việt này là bản dịch. Nếu có khác biệt, bản tiếng Nhật được ưu tiên áp dụng.